Come organizzare la propria agenda personale grazie alla tecnologia
Con l'inizio dell'anno arrivano anche i buoni propositi: nuovi obiettivi, più o meno realistici in base all’ambizione di chi li concepisce, che non vediamo l’ora di realizzare. La sfida? Trasformarli in progetti e azioni concrete senza cadere nella trappola della procrastinazione o, al contrario, senza rischiare di sentirsi sopraffatti dalle responsabilità quotidiane. Per fortuna, anche in questo caso, la tecnologia rappresenta un aiuto prezioso nell’organizzazione e nella pianificazione dei nostri impegni.
Le app, gli strumenti e i dispositivi per restare “on track” nel 2024
Per riuscire a realizzare i propri obiettivi e a tener fede ai propri propositi, occorre aumentare la produttività ed essere puntuali tanto nella gestione del tempo quanto nel “task management”. Se termini come “calendar”, “scheduling”, “checklist” o “time blocking” non vi spaventano, ecco una selezione di app, strumenti e device per organizzare al meglio i vostri impegni e le attività del nuovo anno:
Pianificare task e appuntamenti
Pianificare al meglio gli appuntamenti della settimana è il primo passo per ottimizzare il proprio tempo e mantenere la promessa di un anno più produttivo.
Tra le app di scheduling più famose, Calendly è considerata la migliore per la prenotazione via e-mail. Molto versatile, l’app si integra perfettamente con le principali piattaforme di gestione del calendario come Outlook o Google Calendar.
Per tenere sotto controllo le proprie attività quotidiane, invece, i due colossi Microsoft e Google hanno studiato specifiche soluzioni per avere appuntamenti, task ed elenchi di cose da fare tutte in un’unica app. Si tratta di Microsoft To Do e della recentissima integrazione tra Google Tasks e Google Calendar, che permettono di creare liste di attività, impostare scadenze e ricevere promemoria in qualunque momento e in ogni luogo grazie anche alla possibilità di sincronizzare queste app su diversi dispositivi.
L’agenda perfetta grazie all’Intelligenza Artificiale
Realizzare un planning efficace, che riesca a non farci perdere di vista nessuna delle nostre priorità, può rivelarsi un compito alquanto arduo. Ma non se ad aiutarci c’è un AI scheduling assistant. Esistono diverse applicazioni e software che sfruttano l’Intelligenza Artificiale per garantire un’organizzazione ottimale dell’agenda e dei “to-do”; tra queste troviamo Motion, che assegna le priorità tra tutte le attività da svolgere in agenda in modo automatico e, allo stesso tempo, aiuta l’utente a rimanere focalizzato sui propri obiettivi grazie a banner e funzionalità specifiche.
Gli strumenti per i progetti più complessi
Per gli utenti che si trovano davanti a pianificazioni più complesse come l’organizzazione di un viaggio o lo sviluppo di un’attività che coinvolge anche più membri di un team, tool come Trello - che consente di gestire visivamente progetti, flussi di lavoro e monitoraggio dei task - sono l’ideale. Trello è uno degli strumenti più popolari nella categoria “project management” e, al pari di software come ClickUp e Asana, permette di suddividere il lavoro in attività più piccole e in liste di più facile gestione, di visualizzarle in dashboard personalizzate e di monitorarne lo stato di avanzamento.
Usare al meglio il proprio assistente vocale
Instaurare una relazione continuativa con il proprio assistente vocale può aiutare a tenere traccia dei propri impegni e a monitorare le attività che abbiamo in programma grazie, ad esempio, ad un corretto uso dei “reminders” o di “checklist” personalizzate. Un esempio è il Task Tracker di Alexa, una delle skill dell’assistente virtuale di Amazon che consente di creare e gestire le proprie checklist per una perfetta organizzazione.
Il potenziale dei “wearable device”
Secondo una ricerca svolta dalla Nielsen Norman Group, la più importante società di consulenza nel campo della User Experience e dell'Usabilità, i dispositivi “wearable” come gli smartwatch non vengono usati solo per contare i passi e ricevere notifiche ma aiutano gli utenti a mantenersi in carreggiata permettendo il raggiungimento degli obiettivi prestabiliti. Grazie ai progressi fatti in termini di design e tecnologia, questi device sono ormai parte integrante della nostra quotidianità e, come viene sottolineato dallo studio, in molte situazioni si rivelano più affidabili di altri dispositivi proprio per l’uso che ne facciamo. Nel caso dei “reminders” e delle notifiche programmate, ad esempio, molti utenti temono che queste possano passare inosservate sul proprio telefono, mentre sanno che le noteranno sul proprio smartwatch.
